Lợi ích của đào tạo chéo tại nơi làm việc
Mặc dù có vẻ dễ dàng hơn khi đào tạo nhân viên về ít nhiệm vụ hơn, nhưng nỗ lực thêm về lâu dài sẽ được đền đáp. Đào tạo chéo cho nhân viên của bạn là một cách tuyệt vời để:
- Xây dựng các nhà quản lý tương lai: Trước khi chuyển bất kỳ ai sang vai trò quản lý, đây là cách kiểm tra năng lực và tính sẵn sàng cho nhiệm vụ mới của một nhân sự. Điều này cũng thúc đẩy những nhân viên có thể coi đào tạo chéo như một con đường để thăng tiến.
- Tạo ra môi trường làm việc lý tưởng: Đào tạo chéo tạo ra một nền văn hóa nơi các nhân viên có khả năng cộng tác tốt hơn. Họ hiểu nhiều nhiệm vụ khác nhau, có cái nhìn toàn cảnh về cách mọi thứ hoạt động cùng nhau và có thể đưa ra ý kiến đóng góp thực tế với tư cách là một nhóm.
- Xây dựng niềm tin ở nhân viên: Thay vì thấy mình bất lực trong một tình huống, các nhân viên được đào tạo chéo có kiến thức và kỹ năng để làm những việc cần phải làm. Điều này đặc biệt quan trọng khi các doanh nghiệp có số lượng nhân viên hạn chế và các phòng ban không thể hỗ trợ nhau.
- Giữ chân nhân viên của bạn: Trở thành thành viên của một nhóm mà bạn ở đó họ sẽ được hướng dẫn và đào tạo sẽ khiến nhân viên có động lực hơn. Không phải tất cả mọi công việc đều đợi một ai đó chịu trách nhiệm, gây áp lực cho nhân sự.
- Chuẩn bị cho những thay đổi về công việc và nhân sự: Không phải thời điểm nào cũng có nhu cầu giống nhau. Khi công việc trở nên bận rộn, việc có các nhân viên được đào tạo chéo sẽ giúp dễ dàng chuyển khối lượng công việc xung quanh khi cần thiết. Nếu không, bạn sẽ gặp khó khăn khi nhân viên chờ người khác hoàn thành phần việc của họ gây ảnh hưởng tiến độ chung.
- Làm cho việc lên lịch và lập kế hoạch dễ dàng hơn: Việc luân chuyển công việc hoặc dự án cho nhiều phòng ban sẽ dễ dàng hơn là đợi chờ một bên cố định xử lý. Khi ai đó vắng mặt, việc tìm người điền cũng dễ dàng hơn.
- Trở nên hiệu quả hơn: Thay vì “tâm lý đó không phải công việc của tôi” có thể khiến sản xuất bị đình trệ, những nhân viên được đào tạo chéo có thể chuyển công việc một cách liền mạch và làm việc hiệu quả hơn. Nó giống như chạy trước để vượt qua chiếc dùi cui thay vì đợi ai đó quay lại và lấy nó.
- Buộc bản thân phải xác định những gì sẽ hoàn thành: Như bạn sẽ thấy một chút, việc thiết lập một chương trình đào tạo chéo sẽ buộc bạn phải suy nghĩ về các nhiệm vụ và nhân viên thực hiện chúng. Bạn có thể khám phá ra một số lĩnh vực mà bạn có thể thay đổi và tiết kiệm thời gian, tiền bạc, hoặc thậm chí thay đổi cơ cấu lực lượng lao động của mình. Bạn cũng có thể tìm ra nơi mà những người lao động không có tay nghề đã cố gắng khắc phục sự cố và khiến mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Xác định những gì cần phải được thực hiện và bởi ai, là thông tin phải biết.
Những mặt tiêu cực của đào tạo chéo
- Sự không bằng lòng của nhân viên: Hãy giúp nhân viên hiểu ra rằng đây là một bước chuẩn bị và trong tình huống xấu nhất đó cũng chỉ là tình trạng tạm thời trong thời gian ngắn. Giúp họ biết rằng tổ chức luôn muốn nhân viên làm đúng chuyên môn và nhận được thu nhập xứng đáng với những gì nhân viên cống hiến. Ngoài ra. hãy chú ý đến bất kỳ cuộc nói chuyện hoặc thái độ nào về công việc mà nhân viên bày tỏ sự thất vọng vì “phải làm mọi thứ”.
- Tính chuyên môn hóa thấp: Bạn sẽ gặp phải tình trạng ai cũng nghĩ rằng có thể làm việc của tất cả phòng ban nhưng lại không đem lại hiệu quả cao.
- Đào tạo chéo phải có mục đích: Một số nhiệm vụ phù hợp để đào tạo chéo hơn những nhiệm vụ khác. Hãy chắc rằng các kỹ năng được đào tạo chéo có sự liên quan và không xa rời chuyên môn của nhân sự được hướng dẫn.
Tiêu chí chọn nhân viên đào tạo chéo
Tìm kiếm cho nhân viên mức độ hiểu biết hoặc kỹ năng cơ bản, đặc biệt là những người có vẻ thành thạo trong việc thực hiện các công việc liên quan. Những nhân viên được đào tạo chéo tốt nhất đương nhiên sẽ là những người có thành tích cao.
Hãy nhớ rằng nếu một nhân viên thực sự giỏi một việc cụ thể, bạn cần cân nhắc xem liệu đào tạo chéo có gây gián đoạn hoặc mất tập trung hay không. Việc bổ sung thêm đào tạo có làm ảnh hưởng đến sự đóng góp của họ đối với doanh nghiệp của bạn về lâu dài không? Điều đặc biệt quan trọng là tránh đào tạo chéo một nhân viên có công việc tuân thủ (ví dụ: tài chính, ủy thác). Khi có các yêu cầu giám sát pháp lý, nhân viên đó phải tập trung cụ thể và duy nhất vào công việc đó.
Tạo chương trình đào tạo của bạn
Sau khi xác định các lĩnh vực mà đào tạo chéo có ý nghĩa và bạn biết những nhân viên mà bạn sẽ đào tạo chéo, bước tiếp theo sẽ là giảm khối lượng công việc của họ. Bằng cách này, nhân viên sẽ có thời gian thích hợp để đào tạo.
Tùy thuộc vào mức độ chứng nhận hoặc yêu cầu của nhiệm vụ, việc bổ sung chương trình đào tạo tại chỗ của bạn có thể hoạt động tốt. Trong các tình huống khác, bạn có thể cần sử dụng hướng dẫn bên ngoài, đặc biệt nếu việc thăng chức lên cấp quản lý là một kết quả tiềm năng và đào tạo lãnh đạo là cần thiết.
