Sắp xếp gọn gàng nơi làm việc
Hãy sắp xếp các văn phòng phẩm ngăn nắp và dọn dẹp chỗ ngồi của bạn sạch sẽ. Điều này sẽ tránh cho bạn bị phân tâm và khó chịu bởi mọi thứ xung quanh và tập trung vào việc cần làm. Mặt khác, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm những tài liệu bởi chúng luôn được đánh số và cất gọn gàng ở nơi quy định. Hãy tạo một hệ thống tài liệu cho riêng mình hoặc một bảng tính chứa các dự án đang tiến hành và chờ xử lý.
Hãy tự đặt câu hỏi cho chính mình, làm sao có thể quản lý thời gian hiệu quả? Trung bình một ngày làm việc ở văn phòng chúng ta sẽ làm việc 8 tiếng đồng hồ, do vậy để có thể giải quyết hết đống công việc của mình, chúng ta bắt buộc phải biết cách sắp xếp thời gian sao cho hợp lý, ưu tiên những công việc quan trọng, giải quyết thật khoa học, như vậy mới đảm bảo hiệu quả và năng suất làm việc.
Tập trung vào công việc
Đa phần chúng ta đều mắc một lỗi là suy nghĩ quá nhiều và dường như chúng ta đang cố nghĩ đến những thứ đơn giản, vụn vặt. Chẳng hạn như, bạn đang lập báo cáo ngân sách, đột nhiên bạn bắt đầu suy nghĩ: "Tối nay mình ăn gì nhỉ?" hay "Tối đi đâu chơi nhỉ?". Hãy viết những ý nghĩ này ra nhật ký hoặc sổ tay, thậm chí là điện thoại để bỏ thông tin không cần thiết ra khỏi đầu và để bộ não tập trung vào công việc.
Việc tập trung làm việc sẽ giúp quá trình làm việc được tốt, tốc độ xử lý công việc được đẩy nhanh, các vấn đề được giải quyết một cách từ tốn hơn thay vì trước kia ta có quá nhiều thứ để nghĩ. Khi kết quả được cải thiện, sếp hay quản lý cũng sẽ đánh giá cao hơn sự cố gắng và nỗ lực của bạn.
Tạo danh sách việc cần làm (To-do list)
Dành ra 5-10 phút đầu giờ/đầu tuần để lập danh sách tất cả mọi việc cần hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần sẽ giúp bạn có kế hoạch hành động rõ ràng cho từng ngày. Ngoài ra, xác định những việc cần ưu tiên và xử lý việc đó trước. Việc có thể nhiều nhưng không phải việc nào cũng cần làm xong ngay. Bạn có thể cân nhắc sử dụng hệ thống đánh số hoặc màu sắc khác nhau để giám sát tiến độ công việc.
Kế hoạch các công việc theo mốc thời gian
Sau khi có danh sách công việc cần làm, đã đến lúc bạn đặt ra thời gian cụ thể để hoàn thành từng việc một. Việc tạo lịch biểu sẽ giúp bạn theo dõi mọi việc và hoàn thành trong khoảng thời gian xác định. Cân nhắc đặt nhắc nhở trước khi hoàn thành một nhiệm vụ 15 phút trên màn hình máy tính. Hãy luôn xác định được động lực làm việc của bạn là gì, mỗi ngày khi có sự thôi thúc của động lực sẽ khiến chúng ta hăng say làm việc có hiệu quả hơn, gạt bỏ được những chán nản, mệt mỏi trong công việc.
Lên kế hoạch cho sự gián đoạn
Một thực tế không thể phủ nhận là dù chúng ta có lập kế hoạch chu đáo, tỉ mỉ ra sao thì mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch, nhất là khi bạn làm việc trong môi trường bận rộn, vấn đề có thể bất ngờ phát sinh vào phút cuối. Vì thế, hãy chắc chắn rằng bạn đã dự trù thời gian trong ngày cho sự gián đoạn đó, chẳng hạn như cuộc gọi với khách hàng diễn ra lâu hơn hay cuộc họp kết thúc muộn hơn.
Tránh làm nhiều việc cùng lúc
Một số người cho rằng đa nhiệm là một cách hiệu quả để hoàn thành công việc nhưng trên thực tế, làm nhiều việc cùng lúc sẽ phân chia sự chú ý của bạn cho nhiều việc khác nhau. Điều này thường dẫn đến lỗi bất cẩn, mất thời gian để chuyển từ việc này sang việc kia và cố nhớ bạn đã làm xong việc nào. Việc nhồi nhét như vậy thường cũng không mang đến kết quả cao nên khó có thể đạt được theo những gì bạn muốn. Đây là lý do vì đâu mà làm mãi không thấy hết việc nhiều người thắc mắc.
Dù bạn có là một người có đầu óc cao siêu đến đâu thì bạn cũng không thể làm quá nhiều việc một lúc, đặc biệt là với các công việc có liên quan tới các con số, hóa đơn, chứng từ như kế toán, thủ kho... hay cả những công việc đòi hỏi sự sáng tạo như lập trình viên, IT, thiết kế đồ họa... Sự sáng tạo và tư duy năng lực của con người có hạn, đừng để nó gồng lên khiến bạn quá mệt mỏi.
