Xây dựng quy trình làm việc cho các doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo bộ máy nhân sự hoạt động trơn tru và hiệu quả. Tuy nhiên, việc xây dựng một quy trình tối ưu không phải là điều dễ dàng. Cùng HR Hiền Tài tham khảo các bước xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Bất cứ doanh nghiệp nào hoạt động trên thị trường đều thực hiện một quy trình làm việc khoa học và hiệu quả. Do đó, các tổ chức luôn sẵn sàng đầu tư chi phí để thuê đội ngũ chuyên gia xây dựng quy trình này, bởi vai trò của nó trong việc mang lại rất nhiều lợi ích.
Xây dựng mục tiêu rõ ràng: Đội ngũ doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhiệm vụ và mục tiêu chung của cá nhân và doanh nghiệp thông qua việc áp dụng quy trình khoa học.
Tăng năng suất làm việc của nhân viên: Quy trình sáng tạo và khoa học giúp nhân viên phát triển kỹ năng quản lý công việc tốt nhất, từ đó cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.
Phân chia công việc hợp lý: Xác định khối lượng công việc cần thực hiện theo thời gian để phân chia công việc cho từng cá nhân, đội nhóm hoặc phòng ban một cách hợp lý.
Giám sát hiệu suất công việc: Đánh giá tiến độ và kết quả công việc để kiểm soát tiến độ và đội ngũ nhân viên hoàn thành công việc.
Dễ dàng ứng phó với thay đổi: Giám sát quy trình làm việc để xác định vấn đề và sai lầm, từ đó đưa ra giải pháp điều chỉnh kịp thời để hạn chế tổn thất và tăng tỷ lệ thành công của dự án.
Để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ các bước mà HR Hiền Tài đưa ra trong nội dung sau.
Trước khi vào chi tiết, doanh nghiệp cần xác định những nhu cầu công việc mà họ muốn đáp ứng. Những nhu cầu này có thể liên quan đến việc áp dụng các tiêu chuẩn mới, nâng cấp hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp hoặc là theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo.
Sau khi đã xác định được nhu cầu công việc, doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu và phạm vi cụ thể cho quy trình. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp biết rõ các bước cần thực hiện, các phương pháp kiểm soát, thời gian và tần suất thực hiện công việc một cách hợp lý.
Tùy thuộc vào tính chất của công việc, doanh nghiệp có thể xác định các bước phù hợp cần được thêm vào quy trình. Mặc dù không có một con số chuẩn về số lượng bước trong quy trình, tuy nhiên, bạn cần nhận thức rõ ràng tự động hóa quy trình làm việc không nên quá phức tạp với quá nhiều bước.
Khi quy trình có quá nhiều bước, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát chặt chẽ từng bước và dẫn đến các vấn đề khó xử lý. Hiện nay, để phân tích các bước trong quy trình làm việc, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng mô hình 5W-1H.
What: Chi tiết công việc.
Why: Lý do và mục tiêu của công việc.
When: Thời gian bắt đầu, kết thúc và thực hiện công việc.
Where: Địa điểm thực hiện công việc.
Who: Người tham gia và thực hiện công việc.
How: Phương pháp và quy trình thực hiện công việc.
Mỗi công việc trong quy trình sẽ được thực hiện bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhân sự hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho từng bước công việc. Trong trường hợp có nhiều quy trình, doanh nghiệp cần phân chia người thực hiện chính, người thực hiện phụ và người hỗ trợ để đảm bảo công việc được xác định chặt chẽ hơn.
Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo được chất lượng của nó. Đây cũng là một trong những bí quyết để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, ngoài ra bạn có thể tham khảo và tìm hiểu trong bài viết HR Hiền Tài chia sẻ: 9 bí quyết nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả
Để đảm bảo quy trình hoạt động trơn tru và hiệu quả, việc chỉ áp dụng mô hình lý thuyết là không đủ. Do đó, nhà quản lý cần xác định các phương pháp kiểm soát quy trình để đưa ra các cải tiến phù hợp.
Công việc kiểm soát phải được thực hiện thông qua việc sử dụng đơn vị, công cụ đo lường và các điểm kiểm soát quan trọng. Một trong những phương pháp kiểm soát tối ưu mà doanh nghiệp có thể áp dụng là bảng kiểm soát quá trình.
Trong thời đại công nghệ phát triển, việc sử dụng phần mềm quản lý trong xây dựng quy trình làm việc trở nên cần thiết và quan trọng. Nhờ những thông tin được chia sẻ bởi HR Hiền Tài, bạn đã hiểu rõ tầm quan trọng và các bước để xây dựng quy trình hiệu quả, từ đó đạt được những lợi ích to lớn.
Tác giả: seo.admin
Ý kiến bạn đọc
Không thể phủ nhận rằng động lực của nhân viên chính là chìa khóa để doanh nghiệp vượt qua khó khăn và duy trì sự ổn định trên thị trường. Khi nhân viên mất đi động lực, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì năng suất và sản lượng, từ đó không thể đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Trong bài viết sau, HR Hiền Tài giới thiệu tới bạn 10 cách tạo động lực cho nhân viên giúp gia tăng năng suất lao động. Bạn có thể tham khảo và áp dụng.
Trong quá trình phát triển và nâng cao bản thân, không chỉ tập trung vào chuyên môn mà mỗi cá nhân cần rèn luyện những kỹ năng mềm quan trọng như tư duy sáng tạo. Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc khám phá ý tưởng mới và giải quyết vấn đề.
Vậy tư duy sáng tạo là gì và cách rèn luyện kỹ năng này như thế nào là hiệu quả? Cùng HR Hiền Tài khám phá nội dung này trong bài viết sau.
Tự động hóa quy trình làm việc trở thành xu hướng tất yếu mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện và triển khai một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Việc tự động hóa công việc không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động, mà còn mang lại sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Vậy tự động hóa quy trình làm việc là như thế nào? Cách xây dựng ra sao? Cùng HR Hiền Tài tìm hiểu trong bài viết sau.
"6 chiếc mũ tư duy" là phương pháp được TS. Edward de Bono sáng tạo vào năm 1980 và chia sẻ trong cuốn sách "6 Thinking Hats" năm 1985. Từ khi ra mắt, phương pháp này đã trở nên phổ biến nhanh chóng nhờ tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho người sử dụng. Cùng tìm hiểu nội dung này trong bài viết sau.
Có thể bạn đã biết, việc tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc đạt được năng suất cao. Để làm được điều này bạn sẽ phải cần đến sự trợ giúp của các công cụ công nghệ. Các công cụ này không chỉ giúp bạn sắp xếp công việc một cách thông minh giúp tăng năng suất, mà còn tự động hoá một số nhiệm vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm.
Kỹ năng lắng nghe không chỉ là một kỹ năng giao tiếp quan trọng, mà còn là yếu tố xác định sự thành công của mọi cuộc giao tiếp. Tuy nhiên, trong thực tế, rất ít người thực sự biết lắng nghe, khiến cuộc giao tiếp trở nên không hiệu quả.
Trong cuộc sống hiện đại, bạn thường bị áp lực công việc và khó tìm thời gian để nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân. Bởi vậy áp dụng các kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp bạn cân đối thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo cân bằng cuộc sống.
Thuyết trình trước đám đông có thể là một nỗi ám ảnh đối với nhiều người, nhưng cũng là một hoạt động phổ biến trong cả giáo dục và môi trường công việc. Kỹ năng thuyết trình không chỉ là một trở ngại đáng sợ, mà còn là một "vũ khí" mà ai cũng muốn có. Trong bài viết sau chúng ta sẽ khám phá 10 cách vượt qua nỗi sợ và trở thành một người thuyết trình tự tin.
Mỗi nhân viên có vai trò rất lớn và góp phần vào sự thành công của chính doanh nghiệp đó. Vì vậy, nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc đối với mỗi cá nhân luôn là mục tiêu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn thực hiện. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo được chất lượng của nó.
Bạn đã đi phỏng vấn rất nhiều nhưng lần nào cũng như lần đầu tiên? Bạn không biết làm cách nào để giảm bớt những lo lắng có khả năng khiến cuộc phỏng vấn của mình không đạt kết quả như mong đợi?
